Gastos empresariales que -casi- todo emprendedor olvida presupuestar

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Estoy segura que te ha pasado. Ese momento en que hiciste tus cálculos rápidos en la cabeza y juraste que te daba por todo. Ya sabés.

“Me van a pagar esto más esto más esto y yo tengo que pagar esto, entonces me da perfecto”.

Y cuando comenzás a pagar te das cuenta que falta esto más lo otro y sentís el sudor recorrerte el cuerpo y aquel hámster corriendo a 1000 x hora pensando cómo vas a pagar. ¿Más o menos le atiné?

No soy adivina, pero conozco este sentimiento porque lo he vivido y porque también lo he visto en muchísimas personas que comienzan negocios. Y es que, dentro de todo lo que debemos aprender, la parte financiera suele ser la que dejamos de último. Esto es un error, pues como siempre digo: No hay negocio que aguante una mala administración.

Como empresarios y emprendedores, es común olvidarnos de los gastos asociados con el funcionamiento de un negocio. A veces nuestras ideas y entusiasmo sacan lo mejor de nosotros y dejamos que nuestra imaginación se vuelva loca dejando atrás el sentido práctico.

Demasiadas veces he visto cómo el plan de negocios no incluye los gastos en que una empresa incurrirá después de la fase de arranque. No contemplar los tipos y montos de gastos operativos que tendrás puede hacer que te comás el flujo de efectivo antes de lo que canta un gallo. Y como sabrás, sin flujo, morís.

Antes de seguir, te recomiendo leer este artículo sobre cómo entender tus gastos empresariales (inversión inicial, gastos de operación, punto de equilibrio, etc.) y este otro donde te explico los conceptos financieros básicos que como emprendedor no-financiero debes conocer.

Ahora sí, acá te va.

Gastos que olvidás presupuestar

Acá te van los cinco principales que he descubierto aplican a casi todas las industrias. Pero ciertamente hay muchos más.

Suscripciones y uso de ciertos softwares

En dependencia del giro de negocios que tengás, usarás unos u otros, y más o menos. Pero en esta era tecnológica, prácticamente todos hacemos uso de distintas Apps y softwares para hacernos la vida más fácil, llegar a más clientes, hacer los procesos más eficientes, ahorrar tiempo, etc.

Nosotros en Origami Brand Studio, por ejemplo, hacemos uso de muchas aplicaciones por las que pagamos suscripción / membresía cada mes. El quid está en que cuando uno lo piensa como “al app para X” y se olvida de que usa 10 más, los gastos comienzan a sumar rápidamente y como todas estas funcionan a través de un débito automático, no hay opción de no pagar, jajaja.

Sin una buena contabilidad, un presupuesto al punto y sobre todo un flujo de efectivo al día, el pago de todo esto que usamos -que, OJO, realmente le sacamos el jugo de diferentes formas- nos podría poner en serios aprietos. Y por esta misma razón, cada vez que apruebo el pago de una nueva (como hace unas semanas que, a petición del Director Digital, sumamos AGORA a la lista), tengo claridad en el instante si:

  • Vale la pena.
  • Se puede pagar sin problema.
  • Tendrá un ROI.

 

Dicho esto, no solo pongás el número de tu tarjeta en un momento de emoción pensando que tal o cual App te va a salvar la vida. Tené claridad de cuánto suma, si lo podrás pagar y si realmente te funcionará para el objetivo que tenés. ¡Ah! También se vale probar, equivocarte y desechar.

IVA y otros impuestos

Cuando llegó el 28 de febrero de este año, vi a muuuuuchos empresarios correr y sudar la gota gorda por el pago del IR anual. Nosotros incluidos, jajaja. Pero ese es solo un ejemplo que, aunque se da una vez al año, los montos suelen ser respetables.

Pero, ¿qué pasa con otros impuestos que se de manera mensual? Dentro de los errores más comunes que me ha tocado ver está comerse el IVA. Acá la típica es que emitiste factura, realizaste la venta, recibiste el dinero y, sea porque tenías otra batería de gastos pendientes o porque te emocionaste con el dinero y te lo gastaste en vos, el punto es que te comiste el dinero.

Ahí no solo se te fue el costo mismo del producto / servicio que brindás (que es muuuuuy importante para continuar con la operación del negocio), sino también la tajada de IVA que NO ES TUYA, sino del fisco / DGI.

Cuando viste, llegó el día de rendir cuentas y vos no tenés ni un centavo para pagar.

¿Santa solución? Lo que yo he estado aplicando desde hace bastante: tenemos una cuenta a la que le hemos puesto “fondo”, donde transferimos inmediatamente cae cualquier pago -grande o pequeño, regular o variable- el monto que corresponde al IVA. Porque, de nuevo: ese dinero no es tuyo. Es del Estado y el Estado hará toooodo lo que está en sus manos para recuperarlo.

Pautas en redes sociales

No conozco negocio hoy día que no esté en redes sociales. Y la mayoría, además, paga cada mes un monto por pautar sus publicaciones. No porque nos guste gastar, sino porque tenemos claro que el alcance orgánico que cada red nos genera es muy pequeño y si realmente queremos llegar a nuestro público meta, pues nos tocará pagar.

Desde Origami he presenciado como muchos negocios al inicio dicen no querer pagar mucha pauta. Pero con el tiempo se va volviendo como un vicio. Algo así como cuando te ponés un tatuaje y te decís que “es el único”. Ajá. Cuando viste ya tenés el brazo como papel periódico.

Dicho esto, veo la pauta en redes sociales BIEN HECHA como una inversión para tu negocio y hay muchas herramientas -por eso varias de las apps que nosotros pagamos, jajaja- que te permiten medir tu ROI (Retorno sobre la Inversión) cada mes. Pero eso no quiere decir que vas a pautar indiscriminadamente y menos que no lo vas a presupuestar. TODO gasto debe estar dentro de tu presupuesto y flujo de efectivo proyectado. Sino, al igual que pasa con los gastos hormiga, de pronto se te comieron una buena tajada del pastel.

Beneficios, liquidaciones, aguinaldos, etc.

Aquí pasa parecido que el caso de los impuestos. Muchas veces tenemos calculado el pago mensual, pero aquellos que se pagan de manera más esporádica nos agarran movidos… aunque en realidad ya los deberíamos tener vistos.

¿Cuántas veces no te ha tocado correr para ver cómo pagás la liquidación de alguien? ¿O el aguinaldo? O resulta que como parte de tu cultura organizacional, hacés algo especial en el cumpleaños de cada colaborador y de pronto hay 5 que cumplen el mismo mes.

Aunque parezca difícil, la verdad es que TODOS estos gastos se pueden y se deben presupuestar. Sino, las empresas gigantes, multinacionales, con miles de empleados, ya estarían muertas.

Reconozco que no es algo que se hace de la noche a la mañana. Pero es un ensayo: vas a prueba y error, atinándole mejor a tus números.

En el caso particular del aguinaldo y /o pago de vacaciones (en caso que las vayás a pagar porque no se las tomaron), para que no te agarren movido, es mejor ir separando un monto cada mes. Solo debés dividir el monto total que pagarás (es como tu planilla, pero completa, sin deducciones) y dividirla entre 12. Así, al llegar diciembre, ya tendrás la plata necesaria.

 

Fórmula para presupuestar liquidaciones, aguinaldos y/o vacaciones

Reparaciones/compras de emergencia

Si las cosas se arruinan en tu casa, ¿cómo esperar que no lo hagan en tu empresa? Hay más personas, más equipos y, por lo general, menos cuidado en el uso. Es por esto que, así como tenés un kit de emergencia en casa o al menos un rubro para reparaciones y mejoras, también lo debés tener para tu negocio.

En dependencia del giro de negocio e industria, aquello que debás reparar, comprar o dar mantenimiento, va a variar. Y vos como emprendedor / emprendedora sos la persona ideal para conocer cuáles son e ir haciendo tu colchoncito en el presupuesto cada mes.

En nuestro caso, en Origami, casi todo tiene que ver con computadoras, pues es el machote de trabajo de todos. Justamente en enero nos tocó comprar 3 computadoras de un solo y vieras que el flujo lo resintió y me quedó viendo con ojos de decepción… pero era justo y necesario. Sino, ¿cómo trabajan los muchachos?

El punto es: las cosas se van a dañar. Dejá un monto cada mes para asumir ese gasto y si no se da, irlo acumulando a modo de colchón para cuando se necesite. Creeme que ese momento llegará.

Conclusión

No necesitás ser un genio de las finanzas para presupuestar con precisión tus gastos cada mes. Solo necesitás ser diligente y detallista. Echarte un clavado cada mes en tus finanzas empresariales.

Ahora, no hay nada de malo en sobreestimar tus gastos, porque al final del día es mejor prevenir que lamentar. Si bien cada negocio es diferente, es importante que todos tengan en cuenta todas las posibilidades de gastos, especialmente estas cinco que aplican a casi todos.

¿Y vos? ¿Cómo lo hacés en tu negocio? ¿Lllevás un presupuesto y flujo de efectivo? ¿Cuáles son los gastos (estos u otros) que te has dado cuenta que solés olvidar?

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