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Cuando dirigís un negocio, el objetivo es ganar dinero proporcionando servicios o productos valiosos a tus clientes. Sin embargo, antes que tu negocio pueda prosperar y ganar dinero, tenés que descubrir cómo hacer que sobreviva, lo cual puede ser un desafío mayor.
El flujo de efectivo es la vida de tu negocio, y tener un flujo de efectivo positivo y saludable (más dinero entrando a tu empresa que saliendo) es esencial para el funcionamiento fluido de las operaciones. Aunque el concepto parece lo suficientemente simple para que cualquier dueño de negocio lo maneje, innumerables factores pueden llevar a problemas de flujo de efectivo, y equilibrar todos ellos puede ser increíblemente difícil.
Casi cualquier tipo de problema o error que ocurra en la gestión de un negocio puede eventualmente generar preocupaciones de flujo de efectivo, y esto es especialmente cierto en negocios que están creciendo o experimentando otros cambios. Como dueño de negocio, es vital darse cuenta de que los desafíos con el flujo de efectivo son siempre serios, por lo que es imperativo evitar los tipos de errores que pueden llevar a una escasez de flujo de efectivo.
Ningún dueño de negocio debería lanzarse de cabeza a una nueva empresa, expansión o cambio sin tener un plan sólido y bien desarrollado.
El primer paso en la administración de un negocio es establecer y escribir metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo), tanto a corto como a largo plazo. Antes de abrir las puertas de tu negocio o hacer un cambio, es necesario tomar el tiempo para reflexionar y documentar tus metas.
Las metas SMART te ayudarán a definir cómo se ve el éxito para tu negocio y responder preguntas sobre los logros que tu negocio tendrá en los primeros uno, dos, tres, cuatro y cinco años. Además, estas metas te permitirán establecer un plan a corto plazo con hitos o referencias que te guiarán para alcanzar las metas a largo plazo. Todas estas metas, hitos y tu visión deberían organizarse dentro de un marco operativo del negocio para tener un plan de acción establecido y contar con las personas, herramientas, tecnología y capacitación necesarias para llevarlo a cabo.
En la emoción de tener una gran idea de negocio, muchos propietarios olvidan realizar el trabajo legal necesario. Puede que no consulten a expertos para seleccionar el tipo adecuado de negocio. Pueden no presentar los documentos adecuados y necesarios para constituir su empresa o registrar el nombre de su negocio.
Es posible que no obtengan la marca registrada necesaria para su logotipo o presenten la documentación de patente para un producto o sistema novedoso. Cualquiera de estos descuidos puede poner en peligro tu negocio en el futuro. Por lo tanto, asegúrate de consultar con los expertos adecuados (por ejemplo, contadores, abogados de patentes, etc.) antes de abrir tus puertas.
La mayoría de los nuevos propietarios de negocios y propietarios de pequeñas y medianas empresas no son expertos en contabilidad. Sin embargo, se encuentran manejando la mayoría de las tareas contables de su empresa. Este es un gran error. Tu oficina central es donde puedes verificar la salud financiera de tu empresa, evaluar el rendimiento de nuevas estrategias y evaluar la probable salud futura del negocio. Es la arteria por la cual fluye tu flujo de efectivo. Por lo tanto,
Además de tener una oficina central que funcione bien, también debes asegurarte de que esté debidamente asegurada, con suficiente personal para separar responsabilidades y poder contar con los controles, políticas, procedimientos, protocolos de seguridad y cumplimiento para proteger a tu empresa contra el fraude interno y los riesgos de seguridad externos.
Si no has realizado el trabajo necesario para determinar el mercado objetivo de tu negocio (el grupo de mercado del cual provendrá la mayoría de tus ventas) y el perfil de cliente ideal (el tipo específico de persona que es más probable que compre tu producto o servicio), entonces no sabrás cómo comercializar tu negocio de manera efectiva. Es esencial definir tu mercado y conocer a tus clientes ideales para saber a quién sirve mejor tu empresa y poder adaptar tus mensajes publicitarios y guiones de ventas a este grupo.
Sin definir un mercado objetivo y un cliente ideal, corres el riesgo de gastar dinero en esfuerzos de marketing y ventas que son en última instancia altamente ineficaces y con un bajo retorno de inversión. Tus mensajes se vuelven demasiado vagos, ya que intentan apelar a demasiados tipos de personas a la vez. Como resultado, nadie realmente entiende tu marca ni comprende lo que estás vendiendo. Por el contrario, distribuir tus recursos de marketing y ventas en los canales adecuados y dirigirte directamente a tu cliente ideal es mucho más efectivo y genera un retorno de inversión mucho más significativo.
A veces, en un intento por ahorrar dinero y otras veces por miedo a delegar tareas, los propietarios de negocios intentan hacerlo todo por sí mismos. Sin embargo, dirigir un negocio requiere más tiempo y energía de los que una sola persona puede disponer. Además, ningún propietario de negocio es experto en todos los aspectos de la administración de un negocio.
Es esencial que los propietarios de negocios aprendan a contratar a las personas adecuadas, confiar en las personas que contratan y delegar las tareas adecuadas. Los propietarios de negocios pueden querer tener sus manos en cada tarea de un negocio, pero esto obstaculizará tus operaciones, provocará una disminución en la productividad y, en última instancia, perjudicará a tu negocio.
En la mayoría de los negocios (especialmente en aquellos basados en servicios), los costos laborales suelen ser el gasto más grande. Por lo tanto,
Contratar a demasiadas personas muy pronto puede resultar en un retorno de la inversión negativo en costos laborales, lo cual puede afectar significativamente el flujo de efectivo.
Contratar a las personas equivocadas puede provocar altas tasas de rotación, lo cual también afecta el flujo de efectivo. Los propietarios de negocios deben tener cuidado de contratar únicamente a los empleados que realmente necesitan y asegurarse de contratar empleados competentes, confiables y que compartan los mismos valores fundamentales que el negocio.
Siempre que sea posible, los nuevos propietarios de negocios deben considerar la externalización de las funciones no esenciales de sus negocios (como el marketing, la contabilidad, los aspectos legales, la logística, etc.) a proveedores externos y contratistas independientes en lugar de contratar empleados a tiempo completo para realizar estas tareas. Esto ahorra una cantidad increíble en costos laborales totales, desplaza el dinero que sale de la empresa a gastos que se pueden deducir como gastos comerciales y te permite acceder a personas que son verdaderos expertos en sus campos.
El crecimiento es emocionante y beneficioso para la salud del negocio. Sin embargo, intentar expandirse demasiado rápido puede agotar rápidamente tu flujo de efectivo y poner a tu negocio en aprietos. Si experimentas un período de crecimiento en los ingresos y estás obteniendo ganancias decentes, asegúrate de que sea un nuevo patrón y no simplemente una anomalía antes de contratar a nuevos empleados o alquilar un espacio de oficina más grande.
Si el crecimiento es en realidad una experiencia única, tus gastos superarán inmediatamente tus ingresos, reduciendo tus márgenes, interrumpiendo tu flujo de efectivo y poniendo en peligro tu negocio.
Gastar demasiado y hacerlo demasiado pronto es otra forma de agotar rápidamente tu flujo de efectivo. Algunas decisiones financieras, como comprar una oficina en lugar de alquilarla, pueden parecer movimientos financieros inteligentes, pero grandes gastos al comienzo del ciclo de vida de una empresa o en el momento equivocado del ciclo de crecimiento pueden agotar rápidamente las reservas de efectivo, limitar la flexibilidad financiera y sobrecargar el negocio.
Ten cuidado con el momento de las grandes compras y asegúrate de tener un historial de ventas y tendencias de ganancias positivas que demuestren la capacidad de asumir nuevas deudas o descargar una parte significativa de efectivo.
Por otro lado, mientras tenés cuidado de no gastar en exceso, también es importante recordar que debes gastar dinero para ganar dinero. Si no gastas (es decir, invertís) lo suficiente en tu negocio, corres el riesgo de no cumplir en todos los aspectos de tu empresa: productos, servicios, atención al cliente, publicidad y ventas.
Si bien puede ser difícil, encontrar un equilibrio entre gastar muy poco y gastar demasiado es vital para el flujo de efectivo y el éxito de tu empresa.
Algunos de los segundos, minutos, horas y días más valiosos de la existencia son, sin duda, el tiempo de los gerentes y propietarios de negocios. Por lo tanto,
Por lo tanto, si no estás utilizando la tecnología tanto como sea posible para agilizar tu día, al mismo tiempo estás perdiendo tiempo, perdiendo oportunidades y desperdiciando dinero. Si aún no lo estás haciendo, considera adoptar algunas de las siguientes herramientas populares de productividad para ayudarte a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia en tu negocio:
– QuickBooks / ODOO ERP, existen versiones gratuitas con acceso a lo básico
– PandaDoc
– Google Suite
Estas aplicaciones pueden ayudarte a mantener tu vida personal y profesional altamente organizada para aumentar tu eficiencia y aprovechar al máximo cada minuto de cada hora de cada día de la semana.
¡Para cerrar este artículo, te quiero animar! Los errores son comunes, son parte de nuestro aprendizaje y crecimiento profesional y personal. Somos seres humanos y no estamos exentos de cometerlos. Cada día enfrentamos decisiones, pero la clave está en tomarlas con sabiduría, basándonos en información sólida y herramientas adecuadas. ¡Así, el éxito dejará de ser una cuestión de suerte y se convertirá en nuestro destino elegido! ¡Si necesitas ayuda con la parte financiera de tu negocio, contá conmigo!
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