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La mayoría estamos familiarizados con este término, sobre todo en este blog, los famosísimos “Gastos hormiga” especialmente aplicado a las finanzas personales y sabemos que estos no son más que las salidas de dinero casi imperceptibles que hacemos de manera recurrente, pero que al sumarlos representan una suma considerable.
¿Sabías que estos gastos también están presentes en tu negocio?
No importa el tamaño de tu negocio, si no cuidás cada gasto por “Insignificante” que parezca, a largo plazo las tan esperadas utilidades de tu empresa se van mermando.
En mi experiencia en el campo administrativo y contable, he tenido la oportunidad de trabajar con empresas de muchos años de trayectoria, que tienen incluso un departamento dedicado exclusivamente a finanzas; por otro lado, también he trabajado con emprendedores que llevan apenas algunos años en el mercado y que quizás su único control son las anotaciones de entradas y salidas en un “Order book”. Curiosamente en ambos contextos he encontrado un común denominador, no existe un cuidado de los gastos pequeñitos. 🐜
➡️ Aquí te comparto algunos ejemplos:
Hay suscripciones que la empresa está pagando con una buena intención, quizás el facilitarle la organización a los colaboradores para que puedan trabajar mejor, pero ¿Te has preguntado si existen vías más económicas con las que pudieras realizar las mismas funciones? El tomarte el tiempo para valorar lo que realmente es necesario puede ahorrarte mucho a largo plazo.
Cuando inicié a llevar las finanzas de Plata con plática, fue de las primeras cosas que implementé, revisar qué tan útiles eran las suscripciones que se estaban pagando. En el proceso descubrí que aparte de pagar Bloom (App que usamos para nuestras reuniones estratégicas, L10) también pagábamos la suscripción en Asana por un monto de $150.00, que, si bien era útil, no era indispensable. Así fue como procedimos a cancelarla y sacarle el jugo a la app que ya pagábamos y usar como complemento de comunicación Slack, en su modalidad gratuita 😉.
$150 no parece una gran suma en un solo mes, pero al considerarla en un año representarían $1800.00, es ahí cuando nos damos cuenta del impacto que algo aparentemente pequeño, podría representar a largo plazo.
No tener un inventario de tus insumos te puede llevar a comprar cosas que realmente no se necesitan o que incluso ya tenías y puede provocar que, al existir un exceso, se use de manera inapropiada. En este punto establecer políticas de uso, ayudará a que todos sean más conscientes en el correcto aprovechamiento de las herramientas que brinda de la empresa.
Un claro ejemplo de esto, puede ser el uso de papel en una oficina, algunos empleados pueden abusar de estos recursos. Incluso, podrían imprimir documentos personales en lugar de utilizar los suministros para fines empresariales. Esto no solo aumenta los costos de suministros, sino que también puede afectar la productividad y la eficiencia en el trabajo. ☝🏼
ser organizado y programar mantenimientos a todos tus equipos te ahorrará grandes cantidades de dinero en un futuro.
Recuerdo en una ocasión en una de las empresas que laboré, cuando no se le dio mantenimiento a los aires acondicionados en el momento que tocaba, y como aparentemente no pasaba nada, se continuó así por aproximadamente un año, hasta que el aire central empezó a dar fallas y finalmente dejó de helar. Fue todo un caos porque no se podía trabajar porque el calor era insoportable. Tocó dar libre dos días hasta que se reparara la falla y adicional el monto por repararlos representaba 4 veces más de lo que hubiera costado pagar el mantenimiento en los 3 meses que correspondían.
Por eso lo mejor es no decidir “ahorrar” en esta área porque te puede salir mucho más caro. 😐
Organizar reuniones, conferencias o eventos internos con demasiada frecuencia y sin una agenda clara, implicará costos de logística, tiempo de empleados y recursos que podrían ser asignados de manera más eficiente. En este punto definir un presupuesto para estas reuniones ayudará a no dar lugar al derroche y seguir de antemano lo que tenías planeado. 💰💰💰
El equipo de plata con plática trabaja 100% remoto y es necesario reunirnos de manera constante para tratar temas puntuales. De las reuniones más importantes que tenemos es la L10, nuestra reunión semanal donde definimos las prioridades a enfocarnos cada semana, hemos acordado que sea presencial y hay un presupuesto definido para cada una de ellas, de paso organizamos nuestro calendario para que si existen temas urgentes a tratar aprovechemos que sea ese mismo día. Por lo demás aprovechamos apps gratis como zoom, Google meet o incluso whatsapp📲. Esta es la estrategia que hemos implementado y que nos ha servido para ahorrar no solamente recursos sino también tiempo.
Hay facturas que deben cancelarse en moneda extranjera, con una llamada a tu banco podrías obtener una mejor tasa de cambio en esta transacción, no vas a ahorrar miles, pero cada centavo cuenta ☝🏼.
Personalmente es lo que aplico cuando no tenemos suficientes dólares, ha habido casos donde el ahorro representa más de $100.00 por transacción, muchas veces esto no se implementa por pereza o por ignorancia y representa una pérdida de dinero constante.
La mayoría de las fugas de dinero que se presentan en las empresas se dan principalmente por la falta de conocimiento de los números reales del negocio, esto les pasa generalmente a los pequeños emprendedores, sobre todo a quienes no están obligados a enterar impuestos ante entidades gubernamentales.
por eso te recomiendo buscar a la persona adecuada que pueda ayudarte a manejar mejor esta área o bien que invirtás en capacitaciones que te lleven a NO delegar esta parte tan importante de tu negocio.
Recordá que únicamente lo que se reconoce, es lo que te la capacidad de mejorar.☝🏼
¿Identificaste en tu negocio alguno de estos escenarios? 👀 Si es así, toma acción hoy para que estos gastos silenciosos no se roben parte de tus utilidades.
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