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| Este artículo es presentado por AFINSA Factoring. |
¿Cansado de llevar todo su negocio en tu cabeza? ¿Lista para comenzar a tomar decisiones comerciales basadas en hechos en lugar de puras corazonadas? Si esto te suena, lo primero que debés hacer es comenzar a realizar un registro adecuado de los gastos de tu negocio.
Los gastos comerciales son solo esas cosas en las que tu empresa gasta dinero para seguir operando. Incluye cosas como:
🏘️ Alquiler.
💻 Compra de computadoras y otros equipos.
☎️ Facturas de teléfono, internet y servicios básicos.
📷 Marketing y publicidad.
⚙️ Logística.
🏛️ Comisiones bancarias y comerciales.
🚗 Gasolina, automóvil y otros costos de transporte.
Controlar los gastos te ayuda a eliminar las conjeturas de pagar impuestos estimados, a comprender lo que debés hacer para aumentar la rentabilidad y a realizar un seguimiento continuo a tu flujo de efectivo. Así, te puede ayudar a anticipar los momentos donde tu negocio requiere más efectivo e inyección de dinero, sea para afrontar momentos de vacas flacas o donde el crecimiento -que siempre va a necesitar cash- es posible.
En estas circunstancias, hacer uso de herramientas como el factoraje puede ser súper beneficioso para tu negocio, ya que es una forma de financiamiento rápido que no endeuda a tu empresa, ya que el dinero que recibís viene directamente de tus facturas por cobrar. Si aún no sabés cómo o cuándo sacarle el jugo al factoraje, hacé clic aquí que te lo explico en detalle.
Como quizá te ha pasado, resulta que ponerte al día con una acumulación de gastos mal rastreados puede llevar algún tiempo y ser bien engorroso. Pero también puede ser un proceso bastante sencillo, si seguís estos pasos:
El seguimiento de los gastos comerciales puede ser difícil cuando las compras de tu negocio salen de la misma cuenta corriente que usás para pagar las entradas de cine y salir a comer.
Esto casi garantiza que lo pasarás mal cuando llegue la temporada de impuestos. Podría significar que un gasto comercial queda enterrado y te perdés una deducción importante, o un gasto personal termina en tu declaración de impuestos comercial y la DGI no te lo acepta.
La mejor manera de evitar todos estos problemas es abrir una cuenta bancaria empresarial separada y dedicada, con su propia tarjeta de débito o tarjeta de crédito comercial dedicada, para tu empresa.
La contabilidad es el proceso que se utiliza para realizar un seguimiento de todas las transacciones comerciales, que incluyen los ingresos y gastos comerciales.
Hay dos opciones cuando se trata de llevar un control:
☑️ Opción #1: La ruta completamente DIY
Si estás comenzando y no tenés muchos gastos que registrar, podés hacerlo vos y usar una hoja de cálculo.
☑️ Opción #2: Con la ayuda de un contador profesional
Finalmente, si no tenés tiempo o el conocimiento para hacerlo vos, podés contratar a un contador -quizá en un inicio tercerizado y después cuando el negocio lo requiera, de planta- para que te lleve la contabilidad.
🚨 OJO: En Plata con Plática, desde que lo inicié como empresa, al ser una SA, contratamos a un contador para que llevara la contabilidad al 100% y al día. ¡Ha sido una gran inversión! Y lo recomiendo.
Si estás utilizando hojas de cálculo o software de seguimiento de gastos para registrar tus gastos, es posible que debás etiquetar o categorizar de otro modo esas transacciones para brindar contexto a quien tenga que recuperarlas más adelante.
Imaginá la factura de un almuerzo de negocios en un restaurante, por ejemplo. Si planeás deducirlo como una comida de negocios con un cliente en tus impuestos, debés etiquetarlo como tal en tu sistema de contabilidad.
La categorización y el registro adecuados de tus transacciones ayuda a detectar más deducciones, facilita tu vida si alguna vez te auditan y, en general, hace que revisar los registros financieros sea una experiencia mucho menos dolorosa.
La forma exacta dependerá de cómo llevés la contabilidad. Si estás llevando tu propia contabilidad, incluso si es solo en una hoja de cálculo, vale la pena hablar con un contador al iniciar para asegurarse de que las categorías y descripciones de gastos que estás utilizando se alineen con los estándares de la industria. (Y también para que puedan leer tus libros más tarde).
¿Sabía que la DGI requiere que mantenga registros y recibos de cualquier gasto que en tus impuestos al menos 7 años después de presentar la declaración?
Sé que puede ser tentador tirarlo todo, sobre todo por el espacio que ocupan, pero por tu sanidad y la de tu negocio, encontrales en tu oficina -o casa, si es el caso- un lugar especial.
Adicionalmente, cada mes podrías ir escaneando las facturas y así tener un respaldo digital. Algo tan sencillo como el Google drive, Dropbox o Evernote te pueden servir para mantener todo en un lugar seguro.
Esto implica mirar los gastos que se han registrado en tu sistema de contabilidad y asegurarse de que coincidan con los gastos en tu extracto bancario.
Las conciliaciones bancarias son su primera línea de defensa contra cualquier error que se pueda cometer al registrar los gastos. Idealmente, deberías estar haciéndolos al menos una vez al mes
La regla de oro de la DGI sobre las deducciones de impuestos es que deben ser ordinarias (un gasto común en tu industria / campo) y necesarias para tu negocio.
Por ejemplo, un lapicero de U$800.00 podría no entrar en la categoría de «necesario». Pero si sos un escritor profesional y necesitás comprar lapiceros para trabajar, probablemente deberías registrar esos gastos y deducirlos de tus impuestos.
Para que no se te olvide nada, acá una lista de los tipos más comunes de deducciones comerciales:
☑️ Publicidad y marketing. 🎙️
☑️ Comidas de empresa. 🍲
☑️ Seguros de negocio. 🔒
☑️ Comisiones bancarias e intereses. 📊
☑️ Uso comercial del automóvil. 🚙
☑️ Mano de obra contratada. ⛑️
☑️ Depreciación. 🗓️
☑️ Educación.📚
☑️ Oficina en casa. 🏠
☑️ Honorarios legales y profesionales. ⚖️
☑️ Gastos de mudanza. 🚚
☑️ Gastos de alquiler. 🏗️
☑️ Salarios y beneficios. 💵
☑️ Gastos de teléfono e internet. 📱
☑️ Gastos de viaje. ✈️
Incluso si un gasto es ordinario y necesario, es posible que no podás deducirlo todo de impuestos. Las reglas sobre la parte deducible de impuestos del alquiler que paga por tu oficina en casa, el entretenimiento del cliente y los costos de investigación y desarrollo, por ejemplo, pueden volverse particularmente complicadas.
Si tenés una pequeña empresa y estás ocupada con un millón de cosas que hacer, es fácil dejar que la contabilidad se quede en el camino. Una forma de evitarlo es convertirlo en un hábito.
Intentá reservar y programar un «día de contabilidad» una vez a la semana para estar al tanto de tus transacciones. Usá ese día para ingresar cualquier transacción faltante, conciliar estados de cuenta bancarios y revisar tus estados financieros del último mes.
Finalmente, un buen registro de los gastos de tu negocio te ayudará a dar seguimiento oportuno al flujo de efectivo, saber qué debés para aumentar tu rentabilidad y será vital si alguna vez necesitás hacer factoraje de tus facturas, pedir un préstamo o traer un nuevo inversionista.
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