Trabajar desde casa y no morir en el intento

Cuando comencé a escuchar sobre el Coronavirus en China lo sentí lejano. Muy lejano. A decir verdad, una parte de mí pensó que nunca llegaría a América Latina. Estaba equivocada.

Hoy estoy cumpliendo 2 semanas, junto con el equipo de leones y leonas, de estar trabajando desde casa. No ha sido fácil.

Es curioso porque solemos idealizar esa vida laboral en pijama. En la que te levantás tarde, vas por tu taza de café y así, sin haberte bañado, te sentás en la cama con tu compu a trabajar.

Estoy segura que ahora que muchos lo estamos viviendo -sobre todo sin la posibilidad de salir después-, hemos dejado de verlo tan lindo como pensábamos.

Nos toca encontrar métodos nuevos y eficientes para servir bien a nuestros clientes y también a nuestros colaboradores. El #QuedateEnCasa no es posible para todos, es cierto. Pero para quienes lo estamos implementando, estar en casa se está volviendo rápidamente en nuestra nueva “normalidad”.

Y aunque en muchos países el trabajo remoto es una realidad del día a día, en Nicaragua y muchos países de América Latina sigue siendo un desafío. Así que este brote nos tomó desprevenidos y nos ha tocado ir innovando y cambiando cada día, según vamos analizando las necesidades, lo que funciona y lo que no.

Hoy quiero compartirte algunas de las estrategias que nosotros estamos siguiendo para hacer el trabajo en casa más llevadero, las aplicaciones que estamos usando y los resultados que hemos visto.

Esto también es nuevo para nosotros y, aunque la industria en la que estamos nos permite trabajar remotamente sin problemas, no tenemos todas las respuestas. Si hay algo adicional que vos o tu empresa estén implementando, por favor compartilo en los comentarios para que todos y todas podamos mejorar.

Apps y herramientas recomendadas:

Elegí un paquete para colaborar y manejar documentos:

  • G-Suite (email, calendario, cloud, chat, video/voice conferencing, docs, excel, slides, etec.)
  • Microsoft Teams with Office 365 (Centro de trabajo en equipo en Office 365).
    • Gratis durante 6 meses para equipos de hasta 500 personas.
  • Carpetas en la nube: (Además de Google DRIVE y Microsoft)
  • WeTransfer: (Para luego enviar archivos pesados que tu correo no aguanta)

Para comunicarte y recibir retroalimentación rápida:

  • Comunicación en equipo:

    • Teamwork
    • Slack (En Plata con Plática lo estamos usando para llevar el control de quién hace qué y cuándo lo debe entregar).
    • Zoom o join.me (para hacer video conferencias. Nosotros usamos Zoom todos los días)
    • Krisp (Ayuda a aislar el sonido en el background durante las llamadas. Se usa con otras apps)
    • Loom video (Para enviar videos en correo, en lugar de un gran correo escrito. Se descarga con un link).
  • Caputra de pantalla: Greenshot
  • Para grabar tu pantalla: CloudApp, Snagit, Screencastomatic (este último uso yo).
  • Si en una reunion no están todos, podés grabar la reunión y luego transcribirla automáticamente con Otter (solo funciona en inglés).

Para ayudarte en la productividad:

  • Freedom (bloqueda webs, apps y el internet para que podás enfocar enlo que tenés que hacer)
  • Boomerang for Gmail (Programás cuándo enviás y recibís correo, para no estarlos revisando cada 10 minutos)

Para manejo de colaboradores:

  • 15Five (ayuda a hacer más fácil el feedback. Por el coronavirus lo están dando gratis hasta el 15 de junio)
  • Timedoctor.com (Seguimiento del tiempo y toma capturas de pantalla al azar). Personalmente no lo uso, porque me gusta confiar en las personas… pero sé que para muchos será de utilidad.

Gestión de proyectos y clientes:

  • Teamwork (Herramienta de trabajo y gestión de proyectos para colaboración)
  • Asana, Trello, Basecamp, Slack, Monday (Las hemos usado todas. Ahorita estamos con Trello y Slack. Monday es buenísima pero es de paga.)
  • MURAL o StormBoard (para tener sesiones de tabajo en grupo, lluvias de ideas, pizarra en blanco donde todos pueden trabajar al mismo tiempo).

Para progamar reuniones rápidamente:

  • Calendly (Te permite programar según la disponibilidad que elegís, sin necesidad de estar enviado correos ida y vuelta)
  • Doodle (Excelente para programar reunions de GRUPOS, donde cada quien pone su disponibilidad).

Día a día

Una de las dificultades más grandes y a lo que de verdad debemos ponerle mente es cómo mantenemos la cultura de nuestra empresas viva. Y es que sin cultura, no somos nada. Los valores por los que vivimos funcionan como una guía de acciones: con nuestros clientes, con nuestros proyectos, con nuestros compañeros de trabajo, objetivos y simplemente todo.

Si en el día a día, en la oficina, todos juntos, es desafiante de moldear y mantener, ¿te imaginás estando cada quien en casa?

Es de vital importancia que los roles y responsabilidades coincidan con los talentos de cada persona. Como bien dice Jim Collins: no se trata solo de tener en el bus a las personas correctas, sino que están sentadas en el lugar correcto también.

Mantener la cultura de los leones cada día sigue siendo un reto. Especiamente porque es algo en lo que estábamos comenzando a trabajar con empeño este año.

Nos reunimos todos los días a las 8:30 am a través de Zoom. Esta reunión no solo es para hablar de los proyectos y los clientes -aunque es su función principal-, sino también para tocar base con cada uno. Platicar. Saber cómo nos estamos sintiendo.

En el proceso he descubierto que hay personas a las que se les da más fácilmente eso de trabajar desde casa y otros para quienes es un verdadero desafío… sobre todo ahora desués de dos semanas. Hay quienes son eficientes y productivos bajo cualquier ambiente y quienes se dispersas más fácilmente y, por tanto, hay que darles más apoyo.

Cada día que nos reunimos a las 8:30 am, hago énfasis en tres cosas:

  1. Que todos pongamos la cámara para que nos podamos ver. No es para saber si se bañaron o no, sino porque realmente creo que genera una cercanía y empatía distinta, considerando que no podemos compartir físicamente como antes.
  2. ¿Cómo se están sintiendo? Para mí es súper importante saber cada día si están bien, si están tristes, si están frustrados y dar ese espacio para compartir bromas, sentimientos e ideas, más allá del plano profesional. El plano personal. Tenemos, por ejemplo, creativos que cada día se “localizan” en un lugar distinto. De pronto están en SFO, de pronto en un café, de pronto en la oficina.
  3. ¿En qué les puedo ayudar? Cada quien sabe el trabajo que debe hacer. Los clientes con quien debe hablar y las tareas que debe programar. Mi trabajo se enriquece cuando soy de utilidad para el equipo. Preguntas como ¿Pegones? ¿Alguien necesita ayuda? ¿Debemos hablar con alguien que no está respondiendo? Son parte de cada día.

Últimas recomendaciones

Sé que quizá sea mucho para digerir, pero creeme que en estas dos semanas he probado DECENAS de apps y herramientas a ver qué funciona mejor, cuál se ajusta a nuestras necesidades y, obviamente, qué es gratis y qué no.

En dependencia de la industria en la que estés y del tamaño de tu empresa, algunas te servirán y otras no.  Traté de hacer una breve descripción de cada una para que te sea más fácil tomar la decisión de cuáles ir progando en orden de importancia.

Finalmente, solo recordá que:

  • No existe la herramienta perfecta
  • Las mejores herramientas son aquellas que son bien especializadas. No busqués UNA SOLA que te solucione la vida entera. Creeme que ya lo intenté.
  • Ir haciendo los cambios en apps y herramientas poco a poco.
  • Oficializá el uso de las herramientas / plataformas que sí vas a usar, para que realmente funciona.

Esto también pasará. Anque algunas de estas apps las usemos solo mientras estamos en tiempos de Covid-19, quizá habrán otras que podás implementar siempre -aun estando en oficina-, simplemente porque te hacen el trabajo más fácil, simple, rápido y/o mejor.

Así que no perdamos de vista que toda oportunidad es buena para aprender. Y como dice mi amigo José Bolaños: “El fin es crecer”.

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