Las 5 cuentas que todo negocio debe tener

Al emprender te convertís, sin quererlo y sin saberlo, en un todólogo. Toca hacer de todo: desde limpiar y contestar llamadas, hasta vender, contratar y tomar decisiones financieras estratégicas.

Ciertamente es un camino lleno de muchos aprendizajes. Y dentro de esos aprendizajes, de los más difíciles giran en torno a las finanzas y la contabilidad. Seamos claros: la mayoría de emprendedores no son contadores o financieros y tienden, por naturaleza, a huirle a este tema.

Es impresionante cómo empresas medianas, con ya varios colaboradores, se continúan manejando como pulperías. Incluso hemos visto empresas más grandes, con contador instalado y sistemas financieros formales, en los que esta información no sirve de nada porque su gerente / dueño no sabe leer esos números.

La mayoría toma decisiones en base al dinero que tiene en la cuenta bancaria. Si la cuenta dice que hay, pues se puede usar. Si la cuenta dice que no, pues no. ¿Qué sucede entonces con toda la programación de flujo de efectivo, presupuesto y hasta estados financieros que muchos tienen? No se usan para tomar decisiones.

Basado en esta premisa, Mike Michalowicz, escribió un libro que TODO emprendedor debería leer. De verdad, independientemente del tamaño, giro, naturaleza, años en el mercado, etc., del negocio, es un libro que te cambiará totalmente tu manera de verlo y dirigirlo.

Pues bien, en este famoso libro llamado Profit Firsthttps://profitfirstbook.com (La ganancia es primero), Mike explica que la razón por la que la mayoría de emprendedores sienten que llevan años matándose trabajando, invirtiendo, re-invirtiendo, contratando, construyendo… pero a la hora de la hora, nunca ven un peso de ganancia es porque usan la famosa -e intuitiva- fórmula contable de:

Lógico, ¿no? Pues él propone algo parecido a lo que venimos recomendando con el ahorro: que las ganancias (así como el ahorro) vienen primero. Algo así:

Una de las recomendaciones que él hace y con la que coincidimos enteramente es tener 5 cuentas bancarias. Y, de verdad, esto te va a cambiar la vida. Te cambiará la manera en que ves, pensás y administrás tu empresa (sin importar su tamaño) y finalmente podrás sentir orden y que hay dinero.

Las 5 cuentas que todo negocio debe tener según Mike Michalowicz:

Ingresos 

Esta es probablemente la cuenta que ya tenés. Es la cuenta donde tus clientes te pagan y entra el dinero. En algunos casos, quizá tengás más de una de estas (en diferentes monedas y/o en diferentes bancos). Lo que seguramente hacés hoy es que de esa misma cuenta sale TODO. Es tu cuenta guía: si hay gastás, si no hay, decís no.

De ahora en adelante, esta será tu cuenta madre. Acá entra la plata y, en lugar de gastar de ahí, vas a sacar el dinero a las siguientes cuatro cuentas de abajo.

Gastos de operación

Como su nombre lo dice, esta será tu cuenta principal para gastar. ¿Gastar en qué? En todo lo operativo de la empresa: pago a tus colaboradores, la renta, los servicios básicos, tus proveedores, etc.

Una recomendación sana: dejá dos días al mes para hacer todos tus pagos y transferencias. Nosotros en Origami, por ejemplo, decidimos fijar los 10 y 25 (sí, incluyendo la planilla) para hacer TODOS los pagos. Es un proceso sí, porque tenés que ver cuándo se vencen las diversas facturas y acomodarlas en esas fechas para no llegar al vencimiento. Pero después de unos meses de práctica, ves cómo te facilita la vida.

Impuestos

¡Cuántas historias no conocemos de que el día que te tocaba pagar el IVA, las retenciones, la alcaldía, el IR, etc., no había! Esto es más común de lo que pensás y muchas empresas terminan cerrando debido a esto: simplemente no me pueden continuar operando.

Recomendación sana: si sos recaudador, NUNCA te comás el IVA, por más gastos que tengás que pagar. Siempre mantené presente que de cada pago que recibís, hay un 15% que no es tuyo y te toca trasladarlo en unos días. Por esto, tener una cuenta aparte, solo para los impuestos te facilita mucho la vida. Cuando llegue el momento de pagarlos, ahí van a estar listos para vos.

Salario del emprendedor

¿Ah? ¿Todavía no te pagás un salario? De nuevo: más común de lo que creés. De hecho, el error más común. Probablemente pensé que “tu negocio no te da para pagarte”, pero ya vivís de él. O que vas a esperar a que “siga creciendo para luego pagarte”, pero nunca llega ese momento. ¡Alto!

Es necesario que erradiquemos esa imagen del emprendedor víctima que todo lo da por su negocio, nunca se paga un peso y más bien endeuda a su familia. Tu negocio te tiene que dar para pagarte un salario.

Y velo así: vos sos el trabajador más importante de tu empresa. Si las cosas empezaran a ir súper mal, tendrías que dejar ir a todos, menos a vos. Entonces, ¿por qué no pagarte como al resto?

Utilidades

Y a esto se debe el nombre del libro: la ganancia viene primero. Pero solo vendrá primero si  vos la convertís en una realidad. Como decíamos antes, igual que el ahorro, que es lo primero que sale, antes de gastar.

La vieja fórmula que nos enseñaron en contabilidad difícilmente permitirá que vos veás utilidades. Comenzá a separar aunque sea 1%, 2% de cada venta en esta cuenta, y verás cómo todo comienza a tener sentido y hasta a valer más la pena para vos.

Velo así: no es lo mismo tener una empresa que te paga salario y además al final de año te deja algo de utilidades… que una empresa que solo te genera gastos. La actitud con la que las vas a administrar será muy diferente, en dependencia de tu motivación y confianza en ese negocio. 

Consideraciones finales

Sí, puede ser difícil creer que dividir los ingresos así funcione y sabemos que el primer pensamiento que te llega es:

“Si mi empresa no me da ahorita, es imposible que mágicamente me comience a sobrar para pagarme salario, impuestos y utilidades”.

Probalo. No tenés nada que perder. Eso sí:

  • De entrada no podrás pagarte el salario que querés y necesitás. Pero comenzá por algo. Ponete una meta de hasta dónde querés llegar y hacé un plan para irlo subiendo poco a poco en los meses.
  • Si ahorita no estás generando utilidades, comenzá por algo bajo (1%, 2%) que, si lo pensás, ese monto se te pudo haber ido en cualquier gasto o hasta retención de una empresa. Hacé de cuenta que no existe.
  • En dependencia de cómo está constituida tu empresa, el tipo y cantidad de impuestos variará. Podés comenzar por sacar un aproximado de lo pagado los últimos 2 años.
  • Si los ingresos no te dan para depositar en las cuatro cuentas, es tu señal clara de que necesitás hacer cambios y recortes en los gastos y/o incrementar tus ventas.
  • Fijá tus fechas de pago en días específico y no estés revisando -como suele pasar- diario y a toda hora las cuentas bancarias. Eso genera estrés.
  • Sin embargo, sí es necesario que revisés tus finanzas (que va más allá de las cuentas) constantemente. Por lo menos una vez a la quincena.

¿Y vos? ¿Cómo has venido manejando las finanzas de tu negocio? ¿Cuántas cuentas manejás? ¿Ves las utilidades? ¿Te pagás un salario siempre?

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