Recuperá tu tiempo contratando a tu equipo de trabajo perfecto

La semana pasada tuve la súper oportunidad de asistir al FinCon17, un evento que cada año reúne a cientos de personas que se dedican, al igual que yo, a las finanzas personales. Este año hubo nada más y nada menos que ¡1,700 profesionales!

Como siempre hago con todo lo bueno que me pasa en la vida, ayer te compartí este post contándote TODOS los detalles de lo vivido, a quiénes conocí, los talleres y conferencias a los que asistí, mis mayores lecciones aprendidas y, por supuesto, fotitos de cómo estuvo todo.

Producto de eso, muchísimas personas quedaron interesadas en uno de los talleres (que para mí estuvo en el top 3) que recibí titulado: “Recuperá tu tiempo contratando a tu equipo de trabajo perfecto” y me pidieron que compartiera los detalles.

Y como bien dicen que al cliente hay que darle lo que pida, pues acá estoy yo cumpliendo.

Este taller fue impartido por una australiana llamada Natalie Sisson, quien hace unos años comenzó un sitio llamado “The Suitcase Entrepreneur” (algo así como el emprendedor de maleta), en el que explica cómo alcanzar la ansiada libertad financiera y de tiempo.

Ella, literalmente, pasó dos años andando en bicicleta por África y, mientras disfrutaba de la vida, contrató a un equipo en diferentes partes del mundo que le ayudaran a manejar su negocio mientras ella pedaleaba. Así que sí, ¡hay mucho que aprender de ella!

Acá va mi mejor intento por compartir, casi palabra por palabra, todo lo que ella dijo.

Para comenzar, hay tres razones por las que no nos gusta delegar:

  1. Soy una control freak y perfeccionista que piensa que nadie más puede hacer el trabajo como yo.
  2. No tengo dinero para contratar a nadie.
  3. ¿No se va a convertir en un hastío el tener que estar entrenando y lidiando con el personal?

Es necesario dejar esas creencias atrás. Yo misma (Elaine) he pasado por el proceso de aprender a delegar. Aun tengo MUCHO que aprender, pero comencé hace 2.5 años delegando gran parte de mi comunicación digital al súper equipo de Origami Brand Studio. Eso me ayudó a liberar tiempo para hacer otras cosas y tomar más trabajo, hasta que unos meses después estaba de nuevo a punto de volverme loca y el princeso me convenció que “al menos intentara por 3 meses” contratar a alguien a ver qué tal. El resultado es que, más de dos años después, ese puesto aun existe y cada día tiene más trabajo: ¡Gracias, Karlita!

En el proceso he aprendido que no solo hay muchas personas que me pueden ayudar, sino que además hay muchas cosas que esas personas pueden hacen 1000 veces mejor que yo. Pero si no lo intentás y no dejás de ser obsesivo-compulsivo (como yo), difícilmente lo vas a descubrir. Es sencillamente imposible que vos seás lo mejor en absolutamente todo lo que hacés.

Pero, a todo esto, ¿por qué hacerlo?

Estas son las razones que Natalie dio:

  1. Te ahorra tiempo y dinero si lo hacés bien.
  2. Paz mental de que alguien más está trabajando mientras vos estás fuera o en reuniones.
  3. Acceso a personas con enormes talentos.
  4. Reducción de horas trabajadas, al enfocarte en aquello que amás hacer.
  5. Si contratás freelancers, no tenés que pagar impuestos.
  6. Cosas pasan mientras vos dormís.
  7. Acceso a especialistas y técnicos en temas específicos que vos no manejás
  8. Sos más eficiente. Punto.

Ahora, todo esto suena muy bien, pero ¿cómo saber qué cosas delegar y con qué quedarte?

¡Esta parte me encantó! Y, de hecho, hice mi ejercicio mientras estábamos en el taller. Realmente le recomiendo a todas las personas que están en este proceso de formar un equipo que lo hagan.

El ejercicio consiste en hacer un tabla que tenga las 4 listas de la libertad (así lo llamó ella). Estas listas son:

  1. Lo que no me gusta hacer.
  2. Lo que no puedo hacer.
  3. Lo que no debería estar haciendo.
  4. Lo que amo hacer o amaría hacer si tuviera todo el tiempo

Bien, ahora ya sabés cuáles son las cosas que deberías estar delegando y con cuáles, de plano, VOS te querés quedar. Probablemente no podás delegarlo todo de una vez y aquí debés tomar tu decisión, en base a qué te funciona más a vos en estos momentos:

  1. Tu primera contratación podría ser una persona más “generalista”, alguien que pueda hacer un poco de todo lo que vos hacés, para ir liberando espacio en tu agenda.
  2. O bien, podría ser una persona con capacidades y talentos más específicos, que realmente necesités. Por ejemplo: necesitás un diseñador, o un programador, o un contador, etc.

No hay una respuesta correcta o idónea de cuál escoger. De verdad, es un asunto personal, en base a cómo están tus necesidades. Yo, por ejemplo, elegí la segunda opción. Y, probablemente, para mí 2da contratación (¡que se viene pronto!) también haga lo mismo.

Otro tip que Natalie dio fue crear tu propio organigrama. Antes de que digás “pero si yo hago todo”, no importa si vos hacés todo, jaja. El chiste es que pongás todas las funciones de lo que se hace + lo que se debería hacer para tener todo en marcha y el nombre de la persona de quién lo hace –así seas vos misma-. Cuando yo lo hice, me di cuenta que hago demasiadas cosas y me dio luz de cuál debe ser el orden de mi equipo a contratar.

Cómo hacer de tu primera contratación algo divertido

  1. Ella recomendó, para comenzar, usar una plataforma llamada upwork.com, en la que podés contratar personas de diferentes partes del mundo con talentos muy variados y de todos los precios. Ahora, vos podés, también, optar por contratar a gente local. Yo, en definitiva, me tiraré por ahí.
  2. Poner la descripción del puesto y presupuesto. Entre más detallado y específico, mejor podés filtrar y es más fácil.
  3. Escribir una descripción de puesto para atraer a tu equipo ideal:
    • Qué incluir:
      • Debe incluir varias actividades de las listas de arriba (aquello que no podés hacer, no querés hacer, o no debés hacer).
      • Si el puesto es muy específico, poner los resultados esperados.
      • Si no estás segura de qué poner, podés hacer una búsqueda Google para ver cómo se buscan a estas personas.
    • Confidencialidad, contratos y protección:
      • Siempre hacer un contrato, por cualquier cosa. Si algo sale mal, siempre podés regresar a ellos.
      • Upwork tiene ya contratos hechos.
      • Pedir contratos de confidencialidad: todo lo que decís y sabés se queda adentro, es confidencial y durante “X” tiempo no pueden trabajar con la competencia.
      • Son buenos para dejar claro el trabajo, las expectativas y lo que se puede/no se puede hablar dentro o fuera del trabajo.
      • En NDASforfree.com se pueden descargar gratis.
    • Pasos para protegerte:
      • Considerá usar un protector de contraseña como Lastpass.com. Personalmente, yo uso Password1.
      • Nunca compartás accesos en línea para cuentas en líneas o tarjetas.
      • Pero sí podrías crear una cuenta bancaria aparte para hacerle transferencias, en caso que esta persona deba hacerse cargo de ciertas cosas que incluyan pagos.
      • Hacé un backup de tu sitio, software, datos etc., cada mes.

Además, también recomendó crear tus propios flujos de trabajo (el paso a paso de cómo se hace algo) para cada puesto. De esta manera, cada vez que entre alguien nuevo al equipo, no tenés que dedicar horas o días para explicarle cómo se hace cada cosa, sino que esta persona lo puede estudiar en detalle.

Eso sí, para que funcione, debe estar súper claro y detallado. Es recomendable que se hagan pantallazos (si es que aplica) de cada parte del proceso. Entre más gráfico mejor.

Cómo hacerlo

  1. Creás un documento.
  2. Le ponés un buen título.
  3. Escribís el paso a paso.
  4. Se pueden agregar pantallazos.
  5. Que ellos mismos lo escriban después para saber que aprendieron. Incluso, lo podrían mejorar.
  6. Que lo hagan.
  7. Que tengan el documento actualizado para futuros integrantes.
  8. Tenerlo y compartirlo por Drive.

Herramientas para manejar tu equipo desde cualquier lado del mundo

  1. Usá Lastpass para manejar todas las contraseñas en un sitio.
  2. Todo ponelo en el drive para que sea fácil de compartir y acceder.
  3. Para monitorear el trabajo de todo el equipo, usá Asana.
  4. Para comunicarte en tiempo real (cosas que no tienen que ir en ASANA y para reducir correos) podés usar Slack.
  5. Para asegurarte que cada quien está en lo suyo y no disperso por las redes sociales (incluso te puede servir a vos), podés usar: RescueTime / Toggl / Time doctor.

Y, bueno, eso es más o menos lo que esta súper mujer compartió en su taller de una hora. De verdad puedo decir que yo aprendí muchísimo y sé que esta información es útil para TODOS. No tenés que ser un bloguero de finanzas personales para contratar a tu equipo soñado: ¡todos necesitamos tener a un súper dream team! Así que espero, de corazón, que esta información te sirva y le saqués el máximo provecho.

Si te perdiste el post de ayer, con el resumen de las otras charlas y talleres, lo podés leer acá y si hay otra de esas charlas que te interese, déjame saber en los comentarios para escribir un artículo al respecto.

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